Quante e-mail invii e ricevi al giorno? Probabilmente talmente tante che neanche sapresti indicare un numero preciso.
Eppure è certo che cestini molte delle mail che ricevi, o perché si tratta di spam o perché non catturano la tua attenzione. Vuoi evitare che le tue mail facciano la stessa fine? Ecco cinque consigli per far sì che la tua comunicazione interna e di carattere commerciale possa essere più efficace.
- Gli obiettivi della tua mail devono essere chiari: lo scopo della tua email dev’essere chiaro. Che cosa vuoi comunicare esattamente? Le email più efficaci presentano un solo obiettivo. Se fai troppe domande, c’è il rischio che la risposta che riceverai sia approssimativa ed incompleta, in una mail si dovrebbe inserire solo una domanda.
- Il tono: alcune persone passano direttamente al testo di una e-mail senza nemmeno un “ciao”. E’ buona educazione aggiungere un saluto, proprio come faresti con una lettera formale. E’ opportuno ricordarsi sempre che chi leggerà la nostra mail è un’altra persona e vuole essere trattata sempre con il dovuto rispetto, inoltre è opportuno che ti ricordi che l’email per quanto sia una modalità di comunicazione molto veloce è sempre asincrona: il destinatario della tua comunicazione ne leggerà i contenuti in un momento temporale differente da quello in cui tu stai scrivendo.
- Mantieni una struttura semplice: invece di optare per un’email dal testo lungo, con diversi paragrafi che rischiano di essere difficili da seguire e digerire, prova ad utilizzare le liste, quando possibile.
- Chiusura: Non dimenticare la formula di chiusura, composta da ringraziamenti e saluti. Un piccolo consiglio empatico è quello di augurare buon lavoro o buona giornata/serata a conclusione e-mail.
- Firma: hai una firma per le tue e-mail? Se non sai a cosa mi sto riferendo, la firma è il testo che appare automaticamente nella parte inferiore della tua e-mail. Alcune persone non la usano proprio, altri utilizzano una citazione divertente o la frase preferita. Che tu scriva e-mail per motivi professionali oppure personali, fai in modo che la tua firma risulti utile sia per te che per il tuo destinatario, ad esempio aggiungendo i link ai tuoi account nei social networks o includendo l’indirizzo di lavoro e/o il tuo numero di telefono oppure ancora inserendo il link al tuo sito web.
